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Ort
Berlin
Datum
27. March 2024

Assistenz im Office Operations Team (m/w/d)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit

Agora Energiewende

Sie sind eine erfahrene Bürofachkraft, koordinieren gerne und halten die Fäden in der Hand? Sie suchen nach einer Möglichkeit mit Ihrer Tatkraft und Ihrem Engagement einen Unterschied zu machen sowie auf ein nachhaltiges Ziel zu hinzuarbeiten und sind dazu ein:e Teamplayer:in? Dann sollten wir uns kennenlernen.
Agora Energiewende, Agora Industrie und Agora Agrar verfolgen als Agora Think Tanks das Ziel, Klimaneutralität bis Mitte des Jahrhunderts zu erreichen. Als unabhängige und überparteiliche Denkfabriken analysieren wir anstehende Herausforderungen, teilen unser Wissen mit Entscheidungsträgern und Stakeholdern und ermöglichen einen produktiven Austausch von Ideen. Wir agieren unabhängig und frei von wirtschaftlichen oder parteipolitischen Interessen. Unsere Finanzierung stammt aus Zuwendungen von Stiftungen und öffentlichen Institutionen.
Für unsere Arbeit benötigen wir nicht nur Expert:innen aus dem Bereich Klima, Energie und Landwirtschaft, sondern auch Profis aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung.
Unser wachsendes Team ist multinational und multidisziplinär, kommuniziert überwiegend auf Englisch und arbeitet weltweit mit verschiedenen Partnern zusammen. Dieses breite Netzwerk erfordert ein hohes Maß an Organisation. Zur Verstärkung unserer Bürostruktur, die aus vier Büros in Berlin (Hauptbüro), Brüssel, Bangkok und Peking besteht, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Berlin eine
Assistenz im Office Operations Team (m/w/d)
(in Voll- oder Teilzeit, mind. 32 Std pro Woche)
 
die uns in den Bereichen Kommunikation, Koordination und Organisation unterstützt.
In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung sowie den Kolleg:innen des Teams Office Operations zusammen. Mit ausgeprägten Organisationsfähigkeiten und Ihrer "Can-do"-Einstellung werden Sie aber auch mit allen anderen Abteilungen in stetigem Austausch stehen und uns wie folgt unterstützen:

Die Aufgaben

  • Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats;
  • Organisation, Koordination und Büromanagement, einschließlich administrativer Aufgaben wie tägliche E-Mail- und Terminkalenderverwaltung, Bearbeitung von Rechnungen und Dokumenten, Planung und Buchung von Reisen sowie Visumsangelegenheiten;
  • Sicherstellung des Informations- und Kommunikationsflusses zwischen den Unternehmenspartnern, unserem Aufsichtsrat und einzelnen Teams;
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Präsenz- und elektronischen Veranstaltungen;
  • Pflege und Aktualisierung von öffentlichen Registern (z.B. EU-Transparenzregister);
  • Koordinierung von Gesundheits- und Sicherheitsfragen in unserem Büro (Betriebsarzt, Sicherheit am Arbeitsplatz);
  • Kommunikation mit Vermietern, Hausmeistern und Dienstleistern;
  • Vertretung für die Rezeption in Ferien und Krankheitszeiten;

Wir bieten

  • Die Chance, in einem engagierten Team an einer wesentlichen Zukunftsaufgabe mitzuwirken;
  • Ein diverses und internationales Arbeitsumfeld mit einem kooperativen Arbeitsklima geprägt von Teamgeist und Kollegialität mit flachen Kommunikations- und Entscheidungshierarchien;
  • Professionelle und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten z.B. Zugang zu einer Online-Coaching Plattform für mentale Gesundheit;
  • Einen attraktiven Arbeitsplatz in Berlin-Mitte und die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten mit guter digitaler Ausstattung;
  • 29 Urlaubstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche) sowie 24.12. und 31.12. arbeitsfrei;
  • Strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Team-Meetings und organisationsweite Team-Retreats;
  • einen unbefristeten Arbeitsvertrag.

Wir erwarten

  • Umfassende Berufserfahrung in einer Assistenzposition sowie sehr gute kaufmännische und administrative Kenntnisse und Fähigkeiten;
  • Erfahrungen im Projekt Management, in der Buchhaltung und in der Verwaltung von Fördermitteln sind von Vorteil;
  • Ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise;
  • Erfahrungen in der Arbeit in multikulturellen Teams;
  • Einen sehr sicheren Umgang mit MS Office Anwendungen;
  • Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und
  • ein freundliches und offenes Auftreten.
Wir sind sicher, dass es für die Stelle auch sehr gute Kandidat:innen gibt, die nicht alle Anforderungen der Stellenbeschreibung erfüllen. Vielleicht haben Sie bestimmte Fähigkeiten, an die wir nicht gedacht haben? Dann teilen Sie uns mit, warum Sie die richtige Person für die Stelle sind.

Bewerbung

Fühlen Sie sich von unserer Ausschreibung angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 14. April 2024 über unser Bewerbungsportal.
 
Aus Gründen der Objektivität bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
 
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung und Alter sowie sexueller Orientierung. Unsere Büroräume in Berlin sind leider nicht vollständig barrierefrei, aber wir sind offen, individuelle Lösungen zu finden.

 In diesem Zusammenhang bitten wir auf freiwilliger Basis um anonyme Zusatzinformationen über den Hintergrund unserer Bewerber:innen. Diese Informationen werden ausschließlich für die Gestaltung zukünftiger Einstellungsprozesse verwendet und haben keinen Einfluss auf unsere Einstellungsentscheidungen. Ihre Informationen werden nicht an Dritte weitergeleitet und werden nicht in Verbindung mit Ihrer Bewerbung verwendet.
Bitte folgen Sie diesem Link, um an der Umfrage teilzunehmen.
 https://limes.sefep.eu/index.php/833735?lang=en

Kontakt

Bei Rückfragen steht Ihnen Andrea Reis per E-Mail an andrea.reis@agora-thinktanks.org  zur Verfügung.